Informatie om zelf een brief op te stellen

Uiteraard kunt u ook zelf een brief opstellen ter verweer tegen te hoge incassokosten; en we willen u daarbij graag van dienst zijn met onderstaande informatie. Er zijn veel sites met gratis informatie te vinden, hieronder geven we een juridische selectie van het beste dat u nodig heeft.

Toch is het resultaat van 'eigen' brieven, dat u aanmaningen blijft ontvangen en de originele leverancier u nog steeds als wanbetaler beschouwt. (let op geschorste dekking van verzekeringen!) Daarom is het hier aanmaken van een dossier effectiever, zodat onze organisatie een juridisch sluitende brief opstelt en eventuele vervolgcorrespondentie doelgericht en adequaat beantwoordt.

In sommige gevallen sturen we tot wel drie brieven waarbij we de originele leverancier adviseren om een andere incassopartner te zoeken om minder klantschade te ondervinden. En dat is wat we op lange termijn toch willen bereiken.

Wat zijn incassokosten?

Op het moment dat een schuldeiser kosten moet maken om een vordering betaald te krijgen, dan mag hij deze onder bepaalde voorwaarden in rekening brengen. Het gaat dan om de kosten die voorafgaand aan een gerechtelijke procedure worden gemaakt en heten dan ook buitengerechtelijke kosten. We komen dit soort kosten op veel verschillende manieren tegen, waarbij ze door de verschillende namen ook regelmatig naast elkaar als verschuldigd worden gepresenteerd. Een selectie uit wat we zoal tegen komen:
(Al dit soort kosten zijn in feite gewoon incassokosten)
• inschrijfkosten
• informatiekosten
• administratiekosten;
• bureaukosten;
• aanmaankosten / aanmaningskosten;
• buitengerechtelijke kosten
• herinneringskosten
• legeskosten
• registratiekosten

De rechter oordeelt

In Nederland is het niet verboden bij wet, om hoge incassokosten in rekening te brengen. Maar als hier een geschil over bestaat, moet er een rechter aan te pas komen om tot een veroordeling te komen voordat deze daadwerkelijk verschuldigd zijn. In die gevallen kunnen rechters gevorderde bedragen (ambtshalve) matigen. Dit geldt ook in het geval dat in overeenkomsten (of algemene voorwaarden) de hoogte van de incassokosten is vastgesteld op een vast (hoog) bedrag of percentage.
Richtlijnen die de rechter hanteert zijn diverse wetsartikelen en regels. In de wet staat dat de schuldeiser redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte in rekening mag brengen. Hierbij geldt een ‘dubbele redelijkheidstoets’: zowel het maken als de hoogte van de kosten moet redelijk zijn.
Rechters hebben allerlei regels bedacht over incassokosten en deze staan in het Rapport Voorwerk II. De meeste rechters hanteren deze regels. Hierin staan maximumtarieven m.b.t. het totaal aan incassokosten. In grote lijnen gaat het er om dat het redelijk was dat de kosten werden gemaakt, er ook daadwerkelijk kosten zijn gemaakt en dat deze in de procedure kunnen worden aangetoond.

Er zijn vele gevallen waarbij de rechter incassokosten geheel afgewijst. De rechtbank hanteert het uitgangspunt dat dergelijke kosten alleen voor vergoeding in aanmerking komen, indien zij betrekking hebben op verrichtingen die meer omvatten dan een enkele (eventueel herhaalde) aanmaning, het enkel doen van een (niet aanvaard) schikkingsvoorstel, het inwinnen van eenvoudige inlichtingen of het op gebruikelijke wijze samenstellen van het dossier.

Bekijk hier een vonnis van de kantonrechter in een zaak waarbij Menzis een cliënt gedagvaard heeft voor het niet betaald hebben van incassokosten / aanmaningskosten / rentekosten. De uitspraak is dat incassokosten worden afgewezen omdat er slechts sprake is van een enkele herhaalde aanmaning, de rentekosten wel worden toegewezen maar deze zijn zo gering dat de proceskosten volledig voor rekening van Menzis komen.

En ook in de volgende situaties worden (na bezwaar) de incassokosten afgewezen:

• • Wanneer van meet af aan duidelijk is dat betrokkene de vordering niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat de vordering betwist is, is het maken van incassokosten niet redelijk. Het sturen van meerdere aanmaningen is dan zinloos. De schuldeiser had dan meteen kunnen dagvaarden.
• • Wanneer de schuldeiser enerzijds teveel ontvangen premie terug stort en tegelijkertijd nog premie te innen heeft, had de schuldeiser eenvoudig kunnen verrekenen. De incassokosten en de proceskosten (kosten dagvaarding e.d.) komen dan voor eigen rekening van de schuldeiser.
• • Wanneer de schuldeiser de vordering mee had kunnen nemen in een eerdere procedure omdat de vordering ook toen al opeisbaar was, komen de incassokosten en proceskosten (kosten dagvaarding e.d.) voor eigen rekening.
• • Wanneer de eiser een ondoorzichtig systeem van factureren hanteert zodat het onduidelijk is wat er verschuldigd is

Hoogte incassokosten vlgs Rapport Voorwerk II

Wanneer het wel redelijk is dat de schuldeiser incassokosten in rekening brengt, kan de rechter de hoogte van de kosten matigen. Dit gebeurt veelal aan de hand van de incassotarieven volgens rapport Voorwerk II die hieronder volgen:

*BTW over incassokosten

Over de incassokosten mag bij de debiteur alleen BTW in rekening worden gebracht indien de schuldeiser niet BTW-plichtig is. Dat zijn de volgende schuldeisers:
• verhuurders zoals woningbouwverenigingen;
• onderwijsinstellingen;
• banken;
• verzekeringsmaatschappijen;
• medische beroepen;
• overheid.
Wanneer de schuldeiser wel BTW-plichtig is - ongeacht of dit nu betrekking heeft op 19% of 6% diensten - kan de aan het incassobureau verschuldigde BTW worden verrekend. Bij de debiteur mag dan geen BTW in rekening worden gebracht.

(Antwoord op een regelmatig voorkomende vraag: "Is de vordering van een 'waterbedrijf'? Dan mag er over de incassokosten géén BTW worden gerekend.")

De berekening van de rente is veelal een lastige opgave. Incassobureaus geven daarom ook vrijwel nooit inzicht in de berekening. De hoogte van de wettelijke rente verschilt door de jaren heen, het percentage voor zakelijke transacties is anders dan voor particuliere transacties en er kan sprake zijn van samengestelde vorderingen. Over de incassokosten mag geen rente worden berekend, tenzij dit in de overeenkomst of algemene voorwaarden expliciet is bedongen. Er mag dan rente in rekening worden gebracht vanaf de dag waarop de schuldeiser de kosten daadwerkelijk heeft betaald aan zijn incasseerder. Hier vindt u een overzicht van de actuele wettelijke rentes.

Als het incassobureau teveel kosten in rekening brengt, maak dan bezwaar tegen deze kosten (gebruik bijvoorbeeld deze: voorbeeldbrief van schuldinfo.nl). Het incassobureau zal hier zelden instemmend op reageren. Zorg er voor dat het bedrag inclusief de door u berekende kosten betaald wordt.
Het incassobureau zou voor het resterende bedrag alsnog naar de rechter kunnen stappen. In de praktijk gebeurt dit zelden: ze blijven aanmaningen sturen en op een gegeven moment houden ze hier mee op.
Als het incassobureau voor de resterende incassokosten wel naar de rechter gaat, is de kans groot dat de rechter dit met toepassing van het rapport Voorwerk zal afwijzen. Dit is echter niet 100% zeker, want het rapport Voorwerk is geen wet.

Verjaring vordering

Een vordering kan ook verjaard zijn. Afhankelijk van het soort vordering, verjaard deze na 2, 5 of 20 jaar. Door de handel in oude vorderingen zijn er regelmatig incassobureaus en deurwaarders die feitelijk verjaarde vorderingen alsnog onder druk proberen te innen.

Verjaring gestuit?

Een vordering is pas verjaard indien die gedurende de gehele verjaringstermijn niet opgeëist wordt. Op het moment dat er een aanmaning of sommatie door de schuldeiser, een incassobureau of deurwaarder bij u op de mat valt wordt de verjaringstermijn gestuit en begint deze opnieuw van vooraf aan - met de van toepassing zijnde periode, maar niet langer dan 5 jaar - te lopen.

Discussie over ontvangen post

Uiteraard kan er discussie bestaan over het wel of niet hebben ontvangen van aanmaningen die een stuitende werking zouden moeten hebben gehad. Daarom zijn rechters redelijk streng en kennen ze voornamelijk aangetekende stukken een stuitende werking toe. Let in dit soort gevallen op met hetgeen u richting het incassobureau communiceert.

Verjaringstermijn 2 jaar

Voor consumentenkoop transacties geldt een verjaringstermijn van 2 jaar. Deze termijn geldt dus indien een particulier iets koopt van een bedrijf.

Verjaringstermijn 5 jaar

Een verjaringstermijn van 5 jaar geldt voor vorderingen die uit een overeenkomst voortvloeien.
Voorbeelden daarvan zijn onder andere:

• • geldvorderingen
• • huurvorderingen
• • alimentatievorderingen
• • rentevergoedingen

Verjaringstermijn 20 jaar

De normale verjaringstermijn is gesteld op 20 jaar. Dat geldt in principe voor alle vorderingen tenzij de wet anders bepaalt en of de vordering in een andere categorie kan worden ingedeeld. Voor rechterlijke vonnissen is deze termijn ook van toepassing. Echter indien er in het vonnis sprake is van een rentevergoedingscomponent, dan geldt voor dat onderdeel een eigen verjaringstermijn van 5 jaar.

Gecompliceerd

Al met al kan het gecompliceerd zijn om te bepalen of en waarom een vordering verjaard is. We kunnen dit voor u uitzoeken en indien mogelijk een verdediging opstellen. De kosten bepalen we individueel vooraf.

Incassokosten bij Krediettransacties

Als de hoofdsom in de vordering een krediettransactie is waarop de Wet op het consumentenkrediet van toepassing is, dan mag de incasseerder (in de meeste foutieve gevallen een incassobureau) geen incassokosten berekenen. Dit is het geval bij:

• • een geldlening
• • huurkoop
• • koop op afbetaling

Uitzonderingsgevallen zijn de onderstaande krediettransacties:

• • leningen tussen particulieren
• • hypotheken
• • leningen die hoger zijn €40.000
• • rente is lager of gelijk aan de wettelijke rente

Regels uit algemene voorwaarden

Indien in de algemene voorwaarden van de originele leverancier de hoogte van de te berekenen incassokosten is vastgesteld, spreken we van een incassobeding. Veel incassobureaus hanteren dan deze regels en stellen dit als bindend. Toch kunnen rechters de hieruit voortvloeiende incassokosten zelfs op eigen initiatief (ambtshalve) matigen. Maar een verzoek van de debiteur daarbij kan geen kwaad.

Herinneringskosten in algemene voorwaarden